Kenneth Glad
Företag fortsätter att ändra var de förväntar sig att medarbetarna ska arbeta. Debatten handlar nu om mer än skrivbord och scheman – den berör anställningstrygghet, rättvisa och kvaliteten på ledarskapet.
Arbetsgivare har praktiska skäl att samla människor på samma plats. Nyanställda kan lära sig snabbare bredvid erfarna kollegor, vissa möten fungerar bättre ansikte mot ansikte och vissa arbetsuppgifter kräver säkra system eller specialiserad utrustning.
Problem uppstår när arbetsdagen ser i stort sett likadan ut efter att alla har kommit till kontoret.
En anställd kan tillbringa en timme med att pendla till huvudkontoret, öppna sin bärbara dator och delta i videosamtal med kollegor på andra platser. Företaget registrerar ett kontorsbesök, men den anställde ser få möjligheter till samarbete som inte lika gärna hade kunnat ske hemifrån.
Pendling tar dessutom tid, ökar kostnaderna för transport eller barnomsorg och minskar möjligheten att styra över arbetsdagen. En allmän hänvisning till ”företagskulturen” förklarar inte nödvändigtvis varför ett visst team måste vara på plats en viss morgon.
En analys från University of Pittsburgh av företag i S&P 500-indexet visade att krav på återgång till kontoret var förknippade med lägre arbetstillfredsställelse. Forskarna fann inga förbättringar i företagens resultat eller marknadsvärde.
Resultatet bevisar inte att kontor är onödiga, men det ifrågasätter antagandet att välfyllda kontor automatiskt leder till bättre resultat.
Forskning från McKinsey visade också att produktivt kontorsarbete kräver planering. Handledning, utbildning och problemlösning uppstår inte av sig själva bara för att medarbetare befinner sig på samma plats.
Chefer kan därför behöva förklara syftet med varje kontorsdag i praktiska termer. En produktworkshop eller ett utbildningstillfälle ger medarbetarna ett tydligt skäl att resa in. Ett schema fyllt med individuellt arbete och distansmöten gör det inte.
Medarbetare förbereder sig på problem
Många anställda verkar inte vara övertygade om att samarbete är det enda skälet till striktare närvaropolicyer.
EnhancV genomförde en undersökning bland 1 000 heltidsanställda i USA som hade ställts inför nya eller skärpta krav på kontorsnärvaro. Sjuttiotvå procent misstänkte att reglerna var avsedda att få medarbetare att säga upp sig frivilligt.
Trettiosex procent uppgav att de hade sökt ett annat arbete medan de fortfarande var kvar hos sin nuvarande arbetsgivare. Lika stor andel hade startat en sidoverksamhet eller skaffat en annan inkomstkälla efter att policyn hade tillkännagivits.
Ytterligare 46 procent erkände att de ägnade sig åt ”coffee-badging”, vilket innebär att de går in i byggnaden tillräckligt länge för att närvaron ska registreras och sedan lämnar den igen.
Passerkortsdata gör den typen av beteende svår att upptäcka. Uppgifterna kan visa att någon har gått in i en byggnad, men inte om besöket förbättrade ett projekt, hjälpte en kollega eller ledde till ett bättre beslut.
Microsofts rapport Work Trend Index beskrev en klyfta mellan chefer som oroade sig för arbetsresultaten och medarbetare som ansåg att de redan var produktiva. Rapporten visade också att 73 procent ville ha ett bättre skäl att komma till kontoret än enbart företagets förväntningar.
När registrerad närvaro blir det främsta måttet lär sig medarbetarna att uppfylla just det måttet. Bättre närvarosiffror kan därför sammanfalla med sämre arbetsmoral och ett ökat jobbsökande.
Hybridarbete erbjuder en annan väg
En randomiserad studie som publicerades i Nature testade en modell där medarbetare fick arbeta hemifrån två dagar i veckan.
Arbetstillfredsställelsen ökade, antalet frivilliga avgångar minskade med en tredjedel och prestationsbedömningarna försämrades inte under de följande två åren.
Studiens resultat kan inte automatiskt tillämpas på sjukhus, fabriker, butiker eller alla typer av kontorsarbete. Den visar däremot att hybridarbete i vissa verksamheter kan minska antalet avgångar utan att försämra de bedömda arbetsprestationerna.
Valet står inte enbart mellan helt distansarbete och en återgång till kontoret fem dagar i veckan. Olika arbetsuppgifter kan passa bättre i olika miljöer.
Utbildning, förhandlingar och komplext grupparbete kan motivera fysiska möten. Skrivarbete, analys och andra uppgifter som kräver koncentration kan vara enklare att utföra någon annanstans.
Rättvisa är också viktigt. Medarbetare kommer att reagera om högre chefer behåller sin flexibilitet medan andra förlorar den utan någon förklaring. Skillnader som grundar sig på säkerhetskrav, utrustning, kundkontakt eller individuella behov kan redovisas öppet. Undantag som främst bygger på inflytande är svårare att försvara.
Företag bör också se bortom antalet registrerade kontorsbesök. Frivilliga avgångar, fördröjda rekryteringar, missade tidsfrister, återkoppling från medarbetarna och slutfört arbete ger en bättre bild av om en policy fungerar.
Ett välfyllt kontor kan verka betryggande från ledningsvåningen. Det verkliga testet är om människorna där inne arbetar effektivt och fortfarande vill stanna kvar.
Källor: EnhancV, University of Pittsburgh, McKinsey, Microsoft, Nature
